電帳法 事務処理規程テンプレート：使い方と備え付け方
電子取引データの真実性確保のための事務処理規程について、国税庁公式サンプルの使い方・記入箇所・備え付け方をまとめました。
電子取引データの真実性確保（改ざん防止）の手段として、最も簡単で低コストなのが 事務処理規程の整備 です。タイムスタンプや専用システムの導入と違って、Word ファイル 1 つで対応が完結します。
本記事では、国税庁公式サンプルの入手方法、記入が必要な箇所、備え付けの具体的な方法をまとめます。
国税庁公式サンプルを使えば自作不要
国税庁が個人事業主用・法人用の 2 種類を Word ファイルで公開しています。
ゼロから書く必要は一切ありません。このサンプルをダウンロードして、必要箇所を記入するだけです。
どちらを使うか
| 形態 | 使うサンプル |
|---|---|
| 個人事業主 | 「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業者用）」 |
| 法人 | 「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人用）」 |
小規模法人で従業員数名程度の場合、個人事業主用の内容とほぼ同じです。法人格があるなら法人用を使うのが無難です。
記入が必要な箇所
ダウンロードした Word ファイルで埋める必要があるのは以下です。
- 屋号・社名（事業者名）
- 代表者名（個人事業主の場合は氏名、法人は代表取締役名等）
- 施行日（規程の運用開始日）
- 法人の場合：責任者・担当者の役職
これだけ埋めて社内に保管すれば運用開始です。所要時間 5 分程度。
備え付けの具体的な方法
「備え付け」とは、税務調査時に提示できる状態にしておくことです。形式は問われません。
- 印刷して書類ファイルに綴じる
- PDF 化して経理フォルダに保存
- 社内 Wiki やドキュメント共有ツールに掲載
電子保存でも紙保存でも構いません。重要なのは「いつ施行されたか」と「実際にその通り運用されているか」が分かる状態にしておくことです。
運用上の注意
書面と実態を一致させる
規程に書いた手順は実際にその通り運用してください。「規程上は責任者の承認を得る」と書いておきながら、実態は誰のチェックも入っていない、という状態は問題になります。
サンプルの規程は最小限の手続きしか書かれていないので、その通り運用するのは難しくありません。
改廃のタイミング
以下のいずれかが起きたら見直しの目安です。
- 電帳法の改正
- 担当者・責任者の変更（法人の場合）
- 屋号・社名の変更
- 業務フローの大幅変更
通常は数年に一度の見直しで十分です。
よくある質問
Q：税務署への届出は必要？
不要です。社内で備え付けておくだけで OK です。
Q：規程を作っただけでタイムスタンプは本当に不要？
不要です。電子取引データの真実性確保には「タイムスタンプ」「訂正削除履歴システム」「事務処理規程」の 3 択があり、どれか 1 つを選べば足ります。
Q：規程を作る前の電子データはどう扱う？
規程の施行日以降のデータが対象になります。施行日より前のデータは、当時の対応状況に応じた扱いになります（猶予措置の適用や、紙印刷との並行保存など）。
Q：どこかに登録・公証が必要？
不要です。社内で備え付けるだけです。電子契約の電子署名のような第三者認証は要りません。
おわりに
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本記事は電子帳簿保存法の一般的な情報提供を目的としています。個別具体的な税務判断・会計処理については、必ず税理士・所轄税務署にご確認ください。詳細は 免責事項 をご覧ください。